Chuyên viên Dịch vụ Văn phòng (40000706)

Mục tiêu

- Người đảm nhận vị trí thực hiện các công việc theo đúng chuyên môn nghiệp vụ được giao liên quan đến Dịch vụ văn phòng. Đảm bảo thực hiện đúng cam kết chất lượng và tuân thủ quy trình, quy định của ngân hàng.

Trách nhiệm chính (1)

I./ Thực hiện các công việc, bao gồm nhưng không giới hạn liên quan đến các dịch vụ: Dịch vụ văn phòng, Văn thư lưu trữ, Lễ tân khánh tiết, Chi tiêu hành chính.
II./ Các công việc cụ thể:
1. Dịch vụ văn phòng:
'- Quản lý, cung cấp các dịch vụ/tiện ích dùng chung thuộc Tòa nhà (Vệ sinh, nước uống, cây xanh, phòng họp, canteen/pantry, Gym, y tế, Bãi giữ xe, Bố trí/cải tạo, sửa chữa không gian làm việc, cơ sở hạ tầng dùng chung khác,…)
- Giám sát dịch vụ của các nhà cung cấp/nhà thầu
- Tiếp nhận và bàn giao tài sản/vật dụng cho CBNV làm việc tại Tòa nhà
- Thu hồi tài sản, công cụ từ các Đơn vị HO về nhập kho tài sản và cấp phát tài sản, công cụ sau khi xuất kho về cho các Đơn vị HO sử dụng
- Mua sắm tài sản/công cụ, vật tư vật liệu phục vụ cho vận hành Tòa nhà (chịu trách nhiệm quản lý chi tiêu trong ngân sách phê duyệt)
- Tiếp nhận yêu cầu dịch vụ, phân bổ thực hiện dịch vụ, khảo sát chất lượng dịch vụ, tổng hợp phân tích và báo cáo các dịch vụ văn phòng,…
- Kiểm soát, đôn đốc về tiến độ, chất lượng dịch vụ của các đơn vị chuyên môn, nhà thầu trong việc cung cấp các dịch vụ: Vận hành hệ thống Kỹ thuật, XDCB, Bảo trì/Bảo dưỡng, Sửa chữa trong phạm vi Tòa nhà.

Trách nhiệm chính (2)

2. Văn thư lưu trữ:
- Xây dựng quy định, quy trình, tiêu chuẩn/hướng dẫn cho nghiệp vụ văn thư lưu trữ áp dụng cho HO và các Chi nhánh.
- Tổ chức quản lý và thực hiện công tác văn thư tại Hội sở: tiếp nhận – xử lý – theo dõi – lưu trữ văn bản đi/ văn bản đến
- Đầu mối tiếp nhận thư đến, giao thư cho CBNV làm việc trong Tòa nhà HO và kiểm soát Nhà cung cấp dịch vụ Chuyển phát nhanh tại Tòa nhà Hội sở.
- Quản lý và sử dụng dấu pháp nhân (dấu tròn) của Ngân hàng theo đúng quy định của Ngân hàng/Pháp Luật và thực hiện công tác. Sao y văn bản nội bộ.

Trách nhiệm chính (3)

3. Lễ tân khánh tiết:
- Thực hiện công việc Lễ tân (chào đón, check in/check out cho khách/CBNV khi đến làm việc) tại Tòa nhà
- Thực hiện công việc Lễ tân, khánh tiết cho Ban Lãnh đạo cấp cao, sự kiện chung của Ngân hàng, hội họp
4. Chi tiêu hành chính:
- Chịu trách nhiệm kiểm soát/sử dụng hiệu quả các khoản chi phí hành chính/chi phí dùng chung do DVNB quản lý.
- Quản lý đội xe/xe phục vụ Ban Lãnh đạo cao cấp, phục vụ công tác chung của Ngân hàng.
- Thực hiện công tác khánh tiết/đối ngoại theo sự phân công của Ban Lãnh đạo Ngân hàng.
5. Và các công việc khác theo chức năng nhiệm vụ từng thời kỳ, yêu cầu của Lãnh đạo.
6. Tùy theo năng lực chuyên môn của nhân viên, khối lượng công việc của đơn vị chức năng mà Lãnh đạo đơn vị có thể phân công thực hiện luân phiên từng nhóm chức năng hoặc hai hay nhiều nhóm chức năng, công việc nêu trên đồng thời nhằm đảm bảo công việc chung được hiệu quả, xuyên suốt.

Mạng lưới tương tác - Cấp Quản lý

Quản lý dịch vụ văn phòng

Mạng lưới tương tác - Cấp báo cáo

Không có

Mạng lưới tương tác - Quan hệ nội bộ

các phòng ban thuộc đơn vị Hội sở, các chức năng thuộc DVNB

Mạng lưới tương tác - Quan hệ bên ngoài

các nhà cung cấp, đối tác có liên quan

Chân dung Thành công - Bằng cấp, Kinh nghiệm

Tốt nghiệp Cao đẳng trở lên.
Kinh nghiệm (chuyên môn): 3 năm trong lĩnh vực chuyên môn hoặc tương đương.
Ngoại ngữ (Tiếng Anh): theo quy định của ngân hàng
- Am hiểu quy trình vận hành, sản phẩm và dịch vụ của DVNB TCB
- Am hiểu về thiết bị văn phòng, các hoạt động hành chính văn phòng trong Tòa nhà
- Hiểu tổng quan về các hệ thống kỹ thuật Tòa nhà, thiết bị IT