Trợ lý Chuyên môn (40000027)

Mục tiêu

Người đảm nhiệm vị trí đóng vai trò là đầu mối liên hệ chính của các bộ phận nội bộ và bên ngoài doanh nghiệp về tất cả các vấn đề liên quan đến Khối và cung cấp hỗ trợ bảo mật và cấp cao cho việc quản lý Khối. Đồng thời, đóng vai trò là người liên lạc với Chủ tịch, Hội đồng quản trị, các nhóm lãnh đạo cấp cao cũng như tổ chức và điều phối các dự án đặc biệt, tài liệu kinh doanh cấp công ty, tiếp cận điều hành và các nỗ lực trong quan hệ đối ngoại.

Trách nhiệm chính (1)

Hỗ trợ điều hành
- Làm việc chặt chẽ với Giám đốc Khối để luôn được thông báo về các cam kết và trách nhiệm sắp tới.
- Kiểm tra và kiểm soát tất cả các tài liệu/ báo cáo được trình lên Giám đốc Khối và các bên.
- Tư vấn cho Giám đốc Khối cách xử lý thích hợp các vấn đề trên toàn tổ chức.
- Theo dõi cập nhật kết quả hoạt động của tổ chức, tổng hợp và báo cáo kết quả hàng tháng/ quý cho Giám đốc Khối.
- Giám sát việc thực hiện các quyết định, chỉ thị, nhiệm vụ do Giám đốc Khối giao.
- Phối hợp giữa các Khối, Ban, Hội đồng trong việc tổ chức các cuộc họp, chuẩn bị tài liệu và biên bản họp.
- Hỗ trợ Giám đốc Khối trong việc bồi dưỡng các mối quan hệ nội bộ và bên ngoài bằng cách theo dõi các mối quan hệ đang diễn ra của Giám đốc Khối.
- Theo dõi, quản lý lịch làm việc và các cuộc họp của Giám đốc Khối một cách hiệu quả.
- Sắp xếp và xử lý tất cả các công việc hậu cần cho các cuộc họp và sự kiện của Hội đồng quản trị, soạn thảo chương trình nghị sự, phát triển, biên soạn và phân phối tài liệu thuyết trình.
- Đảm bảo tuân thủ các quy tắc và quy định hiện hành do pháp luật quy định về các vấn đề của Hội đồng quản trị.
- Hỗ trợ các dự án đặc biệt, chuẩn bị thư từ, duy trì danh sách liên lạc và theo dõi tiến độ.
- Sắp xếp các thắc mắc và yêu cầu theo thứ tự ưu tiên trong khi xử lý các xung đột.
- Đưa ra những đánh giá và khuyến nghị có ích để đảm bảo các hoạt động giao dịch hàng ngày diễn ra suôn sẻ từ Văn phòng Giám đốc Khối.
- Sắp xếp thứ tự ưu tiên và xác định các hành động, giới thiệu hoặc phản hồi phù hợp để phản ánh phong cách và chính sách trong tổ chức của Giám đốc Khối.
- Điều phối tất cả các cuộc họp của nhóm lãnh đạo cấp cao và hỗ trợ việc chuẩn bị theo yêu cầu.
- Quản lý tất cả các khía cạnh hậu cần cho Giám đốc Khối, đánh giá các chính sách và quy trình trong văn phòng để cải thiện quy trình công việc.
- Cung cấp hỗ trợ quản lý sự kiện cấp công ty theo yêu cầu.

Trách nhiệm chính (2)

Trách nhiệm chính (3)

Chân dung Thành công - Bằng cấp, Kinh nghiệm

- Bằng cử nhân trở lên trong các chuyên ngành Tài chính, Ngân hàng, Quản trị Kinh doanh hoặc chuyên ngành bắt buộc
- Có ít nhất 7 năm kinh nghiệm làm việc liên quan hỗ trợ quản lý điều hành
- Có kinh nghiệm về vận hành ngân hàng là lợi thế
- Có sự chuyên nghiệp cao trong giao dịch với nhiều thành phần khác nhau (Chủ tịch, Thành viên Hội đồng quản trị, Giám đốc Khối, nhân viên, đối tác)
- Thành thạo Microsoft Office, phần mềm xuất bản trên máy tính bàn với khả năng thiết kế và chỉnh sửa các bài thuyết trình và tài liệu đồ họa
- Mạnh về kỹ năng tổ chức và chú ý đến chi tiết
- Mạnh về kỹ năng giao tiếp bằng lời nói và bằng văn bản
- Có khả năng hoàn thành nhiệm vụ và dự án mà không cần hoặc không có hướng dẫn
- Có khả năng phản ứng và dự báo các tình huống khẩn cấp thích hợp với các tình huống và sự kiện cần phản ứng nhanh
- Có khả năng duy trì mức độ toàn vẹn cao và toàn quyền trong việc xử lý thông tin bí mật
- Trình độ thông thạo tiếng Anh thương mại theo yêu cầu của vị trí