Nhân viên (40000153)

Mục tiêu

Thực hiện nhiều chức năng hỗ trợ gồm: các hoạt động hành chính, sắp xếp lịch hẹn và đi lại, phản hồi các yêu cầu thông tin, chuẩn bị báo cáo và hỗ trợ họp, đào tạo. Yêu cầu người đảm nhận phải hiểu cơ cấu tổ chức, chức năng và trách nhiệm của tất cả các đơn vị chức năng trong Khối và tổ chức để đóng vai trò như một đối tác hỗ trợ hành chính

Trách nhiệm chính (1)

- Là đầu mối liên hệ đầu tiên với các thắc mắc nội bộ và bên ngoài
- Sắp xếp lịch và quản lý cuộc họp, cuộc gọi, và các buổi gặp mặt khác
- Quản lý tệp cơ sở dữ liệu, nâng cao hiệu quả và năng suất
- Chuẩn bị tài liệu cho các cuộc họp, đi công tác
- Theo dõi và thông báo về các lĩnh vực thông tin chính liên quan tới các thay đổi về chính sách, và chỉ thị từ các cơ quan chức năng chủ chốt trong tổ chức
- Chuẩn bị tài liệu/ báo cáo ngân sách trong phạm vi quyền hạn và theo tư vấn của các bên liên quan
- Hướng dẫn và kiểm soát các yêu cầu của người ký về tài liệu theo yêu cầu các bên
- Tiếp đón, hướng dẫn khách ngoài và nhân viên mới đến đơn vị kinh doanh, các đội và ban lãnh đạo
- Thực thi chính sách, quy định và quy trình nội bộ đã được thiết lập trong tổ chức
- Cải tiến quy trình hành chính và thực hiện các trách nhiệm bổ sung theo phân công

Chân dung Thành công - Bằng cấp, Kinh nghiệm

- Tối thiểu Chứng chỉ Cao đẳng ngành Quản trị Kinh doanh, Quản lý hoặc một chuyên ngành liên quan
- Ít nhất 3 năm kinh nghiệm trong vai trò hỗ trợ quản lý điều hành hoặc tương tự
- Kỹ năng tổ chức tốt, có thể giải quyết nhiều nhiệm vụ/ yêu cầu cùng lúc
- Có khả năng làm việc độc lập, phán đoán tốt và duy trì tính bảo mật cao
- Thành thạo MS Office (Powerpoint, Word, Excel, Outlook)
- Tỉ mỉ, cẩn thận, và chú ý đến từng chi tiết