Giám đốc Dịch vụ Văn phòng

Mục tiêu

'- Người đảm nhận vị trí thực hiện công tác quản lý, vận hành, giám sát các hoạt động liên quan đến công tác dịch vụ văn phòng nói chung tại tòa nhà Hội sở, tuân thủ các qui định của Ngân hàng đảm bảo cung cấp chất lượng dịch vụ/ kết quả kỳ vọng theo chức năng, nhiệm vụ đã đề ra

Trách nhiệm chính (1)

'1. Chịu trách nhiệm Quản lý toàn bộ hoạt động dịch vụ văn phòng tại các tòa nhà trụ sở được giao theo đúng chức năng, nhiệm vụ gồm: 
- Quản lý Văn thư lưu trữ tập trung trên toàn hệ thống Ngân hàng TCB, đảm bảo quản lý tập trung toàn bộ công văn, hồ sơ, tài liệu, hợp đồng nhằm tối ưu hóa việc tra cứu và phân quyền tiếp cận thông tin phù hợp.
- Quản lý và đảm bảo công tác Lễ tân khánh tiết tại công sở, công tác hậu cần, bố trí và đón tiếp các cơ quan, đối tác, khách mời của TCB một cách trọng thị với nghi thức khánh tiết phù hợp. Phối hợp với MKT để tổ chức tốt các sự kiện của TCB và các sự kiện/business party bên ngoài/nội bộ theo yêu cầu của Ban lãnh đạo.
- Quản lý Dịch vụ văn phòng chung, bao gồm cả dịch vụ thuê ngoài từ các đối tác, đảm bảo chất lượng dịch vụ ở mức văn phòng hạng sang và duy trì chất lượng tòa nhà văn phòng của TCB.
- Quản lý chi tiêu hành chính đảm bảo trong hạn mức cho phép, đồng thời tối ưu hóa sử dụng chi phí, bao gồm chi phí theo định mức (điện, nước…) và các chi phí hành chính khác trong từng thời kỳ.
- Xây dựng, hướng dẫn và giám sát việc thực hiện nội quy, quy định nội bộ của TCB và phối hợp với quản lý các cấp Khối/đơn vị chức năng nhằm thực hiện và thúc đẩy văn hóa làm việc Agile tại các toàn nhà trụ sở (bao gồm nhưng không giới hạn: thời gian làm việc, sử dụng phòng họp/hội nghị, sử dụng đúng cách tài sản, trang thiết bị và quản lý các khu vực chung của TCB)

Trách nhiệm chính (2)

'2. Chịu trách nhiệm: 
- Là đầu mối cao nhất của tòa nhà chịu trách nhiệm trước Ban Lãnh đạo Ngân hàng, Cơ quan ban ngành liên quan trong việc quản lý vận hành Tòa nhà được giao.
- Thực hiện đối nội, đối ngoại (làm việc trong nội bộ Techcombank, các Công ty con/Công ty liên kết và các cơ quan ban ngành liên quan trong phạm vi quản lý vận hành Tòa nhà).
- Đảm bảo các hoạt động của quản lý vận hành tòa nhà tuân thủ các chính sách, quy trình, quy định, hướng dẫn nội bộ,…và cam kết chất lượng dịch vụ (SLAs).
- Nhận biết rủi ro của đơn vị qua quá trình vận hành, phối hợp với các đơn vị liên quan xây dựng phương pháp đo lường, đánh giá và giảm thiểu rủi ro.
- Quản lý, giám sát chất lượng dịch vụ trong vận hành Tòa nhà của các nhà thầu.

Trách nhiệm chính (3)

'3. Quản lý nhân sự: 
- Quản lý nguồn lực: tham gia xây dựng kế hoạch định biên, điều phối nhân lực đảm bảo nguồn lực được sử dụng hiệu quả
- Đào tạo và huấn luyện: dẫn dắt việc xây dựng các chương trình đào tạo/huấn luyện phù hợp với đặc thù của đơn vị (bên cạnh các chương trình đào tạo chung của Ngân hàng), kiểm soát việac thực hiện để đảm bảo đạt được các mục tiêu về chất lượng nhân sự
- Huấn luyện đội ngũ quản lý kế cận: Phát hiện và có kế hoạch bồi dưỡng/đào tạo đội ngũ quản lý kế cận
4. Thực hiện các công việc khác theo phân công và yêu cầu của quản lý trực tiếp hoặc các cấp trên.

Chân dung Thành công - Bằng cấp, Kinh nghiệm

'Bằng cấp/Nghiệp vụ: Tốt nghiệp đại học trở lên
Chứng chỉ Quản lý Tòa nhà
Kiến thức chuyên môn: hiểu rõ về hoạt động ngân hàng, nắm rõ các quy định, quy trình nghiệp vụ liên quan tới quản lý dịch vụ văn phòng, quản lý cơ sở vật chất, quản lý kỹ thuật tòa nhà văn phòng.
Kinh nghiệm: Có ít nhất 12 năm kinh nghiệm trong các lĩnh vực liên quan đến quản lý, vận hành Tòa nhà Văn phòng; Hành chính văn phòng; tối thiểu 6 năm ở vị trí quản lý tương đương
Ngoại ngữ (Tiếng Anh) : Theo quy định của Techcombank từng thời kỳ