Chuyên viên Cao cấp Dịch vụ Văn phòng (50000502)

Mục tiêu

- Người đảm nhận vị trí thực hiện các công việc theo đúng chuyên môn nghiệp vụ được giao liên quan đến Dịch vụ văn phòng. 
- Đảm bảo thực hiện đúng cam kết chất lượng và tuân thủ quy trình, quy định của công ty.

Trách nhiệm chính (1)

1.Tiếp nhận và trả lời các thắc mắc, yêu cầu của các Đơn vị hoặc chuyển tiếp cho bên liên quan cùng phối hợp xử lý – Theo dõi kết quả thực hiện – Đánh giá/khảo sát chất lượng thực hiện – Đóng yêu cầu và tổng hợp phân tích báo cáo định kỳ.
2. Tổ chức việc cung cấp/quản lý vận hành các dịch vụ/tiện ích văn phòng dùng chung (canteen, pantry, nước uống, phòng y tế, phòng Mẹ and Bé, Gym, bãi gửi xe,…) phục vụ CBNV làm việc hàng ngày.
3. Tổ chức thực hiện việc tiếp nhận và bàn giao tài sản/vật dụng cho CBNV làm việc tại văn phòng cũng như thu hồi tài sản, công cụ từ các Đơn vị về nhập kho tài sản và cấp phát tài sản, công cụ sau khi xuất kho về cho các Đơn vị sử dụng.
4. Trực hotline văn phòng để phân công/phối hợp giải quyết các vấn đề liên quan đến vận hành văn phòng.
5. Thực hiện các công việc tổng hợp khác như: chấm công, soạn thảo tờ trình, tổng hợp báo cáo, …chung của văn phòng.
6. Tham gia soạn thảo các văn bản liên quan đến hoạt động của văn phòng.

Trách nhiệm chính (2)

7. Phối hợp cùng các bộ phận có liên quan để thực hiện tổ chức truyền thông các vấn đề đảm bảo sức khỏe và an toàn lao động cho CBNV trong văn phòng, đáp ứng theo luật định.
8. Cập nhật danh sách đầu mối các khối/đơn vị trong văn phòng nhằm đảm bảo thông tin liên lạc thông suốt. 
9. Đầu mối gửi các nội dung truyền thông liên quan đến hoạt động của văn phòng.
10. Mua sắm tài sản/công cụ, vật tư vật liệu phục vụ cho vận hành hàng ngày của văn phòng (chịu trách nhiệm quản lý chi tiêu trong ngân sách phê duyệt). 
11. Tổng hợp thanh quyết toán các khoản mua sắm và theo dõi báo cáo tình hình sử dụng chi phí của văn phòng.
12. Tham gia tổ chức các sự kiện chung của công ty (khai xuân, cúng lễ, đại hội cổ đông, các sự kiện chung của công ty,…)
13. Kiểm soát, đôn đốc về tiến độ, chất lượng dịch vụ của các đơn vị chuyên môn, nhà thầu trong việc cung cấp các dịch vụ(vệ sinh, cây xanh, nước uống, bếp ăn, dịch vụ Y tế, vận hành kỹ thuật, Vpp,…).
14. Tham gia làm việc với các cơ quan chức năng liên quan trong phạm vi Quản lý vận hành văn phòng.
15. Hỗ trợ cho quản lý bộ phận khi vắng mặt.
16. Thực hiện các công việc khác do Ban Lãnh đạo giao phù hợp với yêu cầu từng thời kỳ.

Trách nhiệm chính (3)

Mạng lưới tương tác - Cấp Quản lý

Quản lý Dịch vụ văn phòng

Mạng lưới tương tác - Cấp báo cáo

Mạng lưới tương tác - Quan hệ nội bộ

Mạng lưới tương tác - Quan hệ bên ngoài

nhà cung cấp, nhà thầu/đối tác, cơ quan hữu quan liên quan

Chân dung Thành công - Bằng cấp, Kinh nghiệm

Tốt nghiệp Đại học trở lên. Ưu tiên chuyên ngành liên quan đến hành chính văn phòng, Công nghệ thông tin, Kỹ thuật. 
Kinh nghiệm (chuyên môn): 5 năm trong lĩnh vực chuyên môn hoặc tương đương. 
Ngoại ngữ (Tiếng Anh): theo quy định của công ty 
- Am hiểu quy trình vận hành, sản phẩm và dịch vụ
- Am hiểu về thiết bị văn phòng, các hoạt động hành chính văn phòng
- Hiểu tổng quan về các hệ thống kỹ thuật văn phòng, thiết bị IT