Chuyên gia Quản lý hợp đồng (50000263)

Mục tiêu

'Đảm nhiệm vai trò chuyên sâu trong việc xử lý các hồ sơ hợp đồng có yếu tố phức tạp, phối hợp liên phòng ban và tư vấn quy trình nghiệp vụ. Vị trí này tham gia xây dựng tiêu chuẩn vận hành, cải tiến hệ thống xử lý và nâng cao năng lực chuyên môn của toàn bộ chức năng quản lý hợp đồng.

Trách nhiệm chính (1)

1. Vận hành nghiệp vụ chuyên môn

- Xử lý trực tiếp các hồ sơ có độ phức tạp cao như điều chỉnh định kỳ đóng phí đối với hợp đồng tái tục, chuyển đổi sản phẩm có yếu tố quyền lợi đặc thù, cập nhật thông tin người thụ hưởng có tranh chấp.

- Thực hiện kiểm tra hồ sơ trước khi thao tác để đảm bảo tính hợp lệ, tính đầy đủ và tuân thủ điều khoản hợp đồng; đồng thời tham gia phản biện nghiệp vụ đối với các trường hợp ngoại lệ.

- Phối hợp với phòng Pháp chế, Tái bảo hiểm hoặc Khách hàng doanh nghiệp trong các tình huống hồ sơ có yếu tố pháp lý cao, độ nhạy cảm hoặc ảnh hưởng hệ thống.

- Rà soát và phân tích dữ liệu liên quan đến hồ sơ bị trả về, hồ sơ khôi phục hợp đồng, tỷ lệ hủy hợp đồng để đề xuất phương án cải tiến nghiệp vụ.

- Tham gia thiết kế tiêu chuẩn phân tầng hồ sơ theo mức độ phức tạp, dòng sản phẩm, giá trị hợp đồng, nhằm tái cấu trúc luồng xử lý hiệu quả hơn.

- Tư vấn cho các nhóm tuyến đầu về phương pháp xác minh thông tin, hướng xử lý hồ sơ đặc biệt hoặc quy trình giao tiếp phù hợp với khách hàng có yêu cầu cá nhân hóa.

- Làm đầu mối xử lý các tình huống hồ sơ nhạy cảm: khách hàng phản hồi về quyền lợi chưa đúng, thông tin thụ hưởng bất nhất hoặc các trường hợp có nguy cơ khiếu nại.

- Góp phần phát triển cơ chế kiểm tra nội bộ dành cho các hồ sơ vượt ngưỡng rủi ro hoặc có giá trị hợp đồng cao nhằm đảm bảo tính chính xác và an toàn hệ thống.

- Tư vấn nghiệp vụ trong các cuộc họp liên phòng ban về thay đổi chính sách xử lý, cập nhật hướng dẫn nghiệp vụ hoặc nâng cấp hệ thống liên quan đến quản lý hợp đồng.

Trách nhiệm chính (2)

2. Hợp tác nội bộ và phát triển năng lực tổ chức

- Là đầu mối nghiệp vụ chuyên môn cao cấp trong phối hợp với các đơn vị như Sản phẩm, Pháp chế, Tái bảo hiểm, Khách hàng doanh nghiệp và CNTT trong việc xử lý các hồ sơ hợp đồng có yếu tố pháp lý, nhạy cảm hoặc ảnh hưởng hệ thống.

- Tư vấn, hướng dẫn nghiệp vụ cho nhóm trong các tình huống xử lý đặc biệt như cập nhật người thụ hưởng, phản hồi khách hàng về thay đổi quyền lợi hoặc xử lý khôi phục hợp đồng phức tạp.

- Tham gia nhóm dự án liên phòng ban về cải tiến quy trình xử lý hợp đồng, nâng cấp hệ thống Quản lý hợp đồng hoặc điều chỉnh quy trình phê duyệt hồ sơ có giá trị cao.

- Đề xuất cấu trúc kiểm soát và phân luồng hồ sơ phức tạp trong toàn hệ thống vận hành, góp phần xây dựng mô hình cộng tác hiệu quả giữa nhóm nghiệp vụ và bộ phận hỗ trợ.

- Hỗ trợ xây dựng chương trình huấn luyện chuyên sâu dành cho nhóm chuyên viên cao cấp, nội dung bao gồm: phân tích hồ sơ đặc biệt, cập nhật quy định pháp lý, chuẩn giao tiếp khách hàng.

Góp phần phát triển framework năng lực chuyên môn dành riêng cho chức năng Quản lý hợp đồng, xác định tiêu chí đánh giá kỹ năng, kiến thức và hành vi ứng xử tương ứng với từng cấp độ.

- Tư vấn cho bộ phận Nhân sự trong việc quy hoạch năng lực đội ngũ Quản lý hợp đồng theo định hướng chiến lược: phân bổ vai trò, mô hình phối hợp, tiêu chí thăng tiến nghề nghiệp.

- Đại diện bộ phận trong các buổi họp thiết kế sản phẩm mới hoặc đánh giá ảnh hưởng quy trình hợp đồng khi có thay đổi hệ thống, chính sách hoặc SLA với khách hàng.

- Góp phần xây dựng “văn hóa chất lượng nghiệp vụ” thông qua hoạt động mentoring, chia sẻ tình huống thực tiễn và phản biện nghiệp vụ nội bộ.

- Phối hợp xây dựng bộ công cụ kiểm tra và đào tạo giúp đội ngũ chuyên viên tuyến đầu xử lý hồ sơ đạt chuẩn ngay từ lần đầu tiên.

Trách nhiệm chính (3)

3. Kiểm soát chất lượng và cải tiến quy trình

- Thực hiện rà soát định kỳ các hồ sơ xử lý bởi tuyến đầu hoặc các hợp đồng có yếu tố phức tạp nhằm đánh giá độ chính xác, tính tuân thủ và mức độ nhất quán dữ liệu hệ thống.

- Phân tích chuyên sâu các lỗi phổ biến như nhập sai hệ thống, thiếu chứng từ bắt buộc, sai định dạng mẫu đơn… để xây dựng bộ hướng dẫn sửa lỗi và cơ chế kiểm tra theo luồng.

- Góp phần thiết kế bộ tiêu chuẩn kiểm soát chất lượng hồ sơ theo từng dòng sản phẩm, nhóm thao tác và mức độ rủi ro; phục vụ kiểm tra đầu vào, đầu ra và huấn luyện nội bộ.

- Phát hiện các mẫu sai lệch có tính hệ thống như hồ sơ từ một dòng sản phẩm bị trả về nhiều, thao tác từ nhóm chuyên viên có tỷ lệ sai sót cao… để đề xuất hành động cải tiến.

-Tham gia nhóm cải tiến quy trình nghiệp vụ quản lý hợp đồng, đánh giá đề xuất thay đổi từ các phòng ban khác về góc độ thực tiễn vận hành, tính khả thi và rủi ro tiềm ẩn.

- Đề xuất cấu hình kiểm soát tự động trên hệ thống (ví dụ: cảnh báo lỗi thao tác, gợi ý phê duyệt, kiểm tra định dạng dữ liệu đầu vào…) để nâng cao hiệu quả nghiệp vụ.

- Hỗ trợ xây dựng dashboard kiểm tra chất lượng thời gian thực cho hồ sơ hợp đồng, kết nối giữa dữ liệu kiểm tra, hệ thống phản hồi và cơ chế đánh giá hiệu suất đội ngũ.

- Tư vấn cho cấp quản lý về chiến lược kiểm soát tổn thất trong vận hành hợp đồng: xác định điểm kiểm soát trọng yếu, phân tầng hồ sơ cần giám sát đặc biệt.

- Chia sẻ trường hợp điển hình về hồ sơ nhạy cảm, lỗi đặc biệt hoặc sai lệch không phổ biến nhằm nâng cao nhận thức rủi ro và tăng khả năng phản ứng của đội ngũ chuyên viên.

- Góp phần xây dựng văn hóa “xử lý chuẩn ngay từ lần đầu” thông qua tài liệu nghiệp vụ, hoạt động coaching và cơ chế phản hồi đa chiều.

Mạng lưới tương tác - Cấp Quản lý

Quản lý cao cấp/Quản lý Quản lý hợp đồng

Mạng lưới tương tác - Cấp báo cáo

Mạng lưới tương tác - Quan hệ nội bộ

Các bộ phận phòng ban trong công ty

Mạng lưới tương tác - Quan hệ bên ngoài

Khách hàng cá nhân và doanh nghiệp có hợp đồng bảo hiểm nhân thọ; Đại lý, tư vấn tài chính, đối tác tổ chức (ví dụ: ngân hàng phân phối, doanh nghiệp nhóm); Bên tái bảo hiểm, luật sư đại diện hoặc cơ quan giải quyết tranh chấp (nếu phát sinh vấn đề pháp lý liên quan đến hợp đồng)

Chân dung Thành công - Bằng cấp, Kinh nghiệm

Tốt nghiệp đại học chuyên ngành bảo hiểm, tài chính, quản trị kinh doanh hoặc ngành tương đương

Có tối thiểu 8 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực bảo hiểm nhân thọ, ưu tiên ứng viên từng xử lý trực tiếp các nghiệp vụ hợp đồng phức tạp, có yếu tố pháp lý hoặc liên phòng ban

Kỹ năng phản biện nghiệp vụ, tư duy phân tích tình huống và kiến thức chuyên sâu về quy trình vận hành hợp đồng bảo hiểm

Ưu tiên ứng viên từng tham gia dự án cải tiến nghiệp vụ, xây dựng tiêu chuẩn chất lượng hoặc huấn luyện nội bộ